Klient zúčastnené agentúry transparentne informuje o dôvode tendra, o menách pozvaných agentúr, o doterajšej spokojnosti s už zrealizovanými kampaňami, o tom, kto rozhoduje v tendri, o objeme a charaktere spolupráce, ktorú od víťaznej agentúry očakáva.

Posúdenie spôsobu riadenia tendra podľa pravidiel Férového tendra nie je porušením NDA a vzájomných podmienok spolupráce.

Klient môže v úvodných kolách tendra osloviť ľubovoľný počet agentúr a urobiť si prehľad trhu (ak klient nemá aktuálny prehľad o agentúrach, o ich kondícii, o ich prácach a klientoch). V týchto kolách ich požiada o prezentáciu credentials alebo môže zorganizovať „chemistry meeting“, kde má možnosť osobne spoznať bližšie agentúru, jej ľudí, spôsob práce a výsledky, ktoré agentúra dosahuje. Po prezentáciách si klient vyberie maximálne 4 agentúry, ktoré pozve do ostrého kola/kôl tendra, kde už požaduje vypracovanie výstupov na jeho tendrové zadanie.

Klient na začiatok presne definuje počet kôl, čo v jednotlivých kolách od agentúr očakáva a aký je presný harmonogram tendra a dokedy najneskôr urobí vyhodnotenie jednotlivých kôl a celého tendra. Ak sa klient rozhodne urobiť ostrý výber dvojkolový, tak úlohou druhého kola by malo byť primárne zapracovanie pripomienok k prezentácii z prvého kola alebo len cenová ponuka, ale už len pri dvoch finálnych agentúrach.

Férový tender neslúži na preverenie a motiváciu existujúcej agentúry, zníženie jej ceny a neslúži na získanie informácií o trhu, konkurencii alebo na získanie nápadov na komunikáciu brandu či produktu. Výsledkom tendra je formálne uzavretie spolupráce (zmluva/objednávka) s víťazom tendra.

Férový tender nemá byť databázou nápadov na všetky produkty klienta. V prípade tendra rátajúceho s viacročnou spoluprácou s agentúrou, by mal klient požadovať stratégiu a kreatívne riešenie /mediálnu stratégiu najviac na 3 produkty / 3 brandy / 3 kampane / 3 zadania. Počet prezentovaných konceptov by mal ostať na zvážení agentúry. Agentúry dostanú na vypracovanie výstupov časový priestor minimálne 5 až 6 týždňov (v prípade vypracovania výstupov pri eventoch 3 až 4 týždne). V prípade tendra rátajúceho s ročnou a kratšou spoluprácou (v prípade tendra na služby mediálnej agentúry spoluprácou na minimálne jeden kalendárny rok) by mal požadovať klient kreatívne /strategické /plánovacie riešenia na max. 2 produkty / brandy / kampane / zadania. Agentúry dostanú na vypracovanie výstupov časový priestor minimálne 3 až 4 týždne.

Férový tender pri projektových (jednokampaňových tendroch) (v prípade tendra na služby mediálnej agentúry spoluprácou na minimálne jeden kalendárny rok) transparentne informuje aspoň o hrubom rozpočte na kampaň /zadanie /event a jeho rozdelenie na médiá, produkciu a prácu agentúry (okrem eventov, kde sa rozpočet nedelí). Pri produkcii definuje výšku rozpočtu na túto položku, aby agentúry mohli priniesť uskutočniteľné riešenia.

Ak klient vyberá agentúru na viacročnú spoluprácu a forma odmeňovania bude mesačné / ročné fee v prípade mediálnych agentúr fee vo forme % z takto definovaného rozpočtu, tak klient pripraví:

• predpokladaný rozsah hodín jednotlivých agentúrnych pozícií a ich požadovanú prax a tie dá agentúram doplniť len o hodinové sadzby týchto pozícií, alebo
• ročný scope of work, ktorý dá agentúram naceniť, alebo
• v prípade tendra na služby mediálnej agentúry tendrovaný ročný mediálny obrat, ktorý dá agentúram naceniť.

Férový tender obsahuje presne definované hodnotiace kritériá a ich váhu pri rozhodovaní. Ľudia, ktorí majú rozhodujúce slovo vo výbere agentúry sú prítomní pri všetkých kľúčových fázach tendra, ale najmä pri prezentáciách agentúr.

Pri Férovom tendri má agentúra možnosť debriefu za účasti kľúčových ľudí klienta a osobnej prezentácie strategicko-kreatívnych výstupov. Agentúra má nárok na osobnú spätnú väzbu, t.j. konštruktívny feedback na vypracované a prezentované výstupy po prezentácii alebo po vyhodnotení tendra.

Zmluva, ak ju dodáva klient, musí byť obojstranne vyvážená, bez diskriminácie agentúry, bez nezmyselne vysokých pokút a neprimerane dlhých splatností faktúr. Klient umožní agentúre zmluvu pripomienkovať.

Posúdenie spôsobu riadenia tendra podľa pravidiel Férového tendra nie je porušením NDA a vzájomných podmienok spolupráce.

Pri väčšom rozsahu výstupov požadovaných od agentúr (rozpracovanie nad rámec ideových konceptov) vo Férovom tendri klient poskytuje skicovné, alebo inú formu finančnej odmeny, ako prejav úcty k vykonanej práci a hodinám strávených na realizácii tendra.